Entreprise : Comment changer d’assureur santé et prévoyance sans stress

Beaucoup d’ETI considèrent encore le changement d’assureur santé / prévoyance comme un chantier lourd. En réalité, dès lors que le cadre est posé et que la démarche est structurée, la transition peut être menée sereinement, avec une charge interne limitée pour les équipes RH, paie et finance.

L’enjeu est de structurer la transition pour améliorer l’équilibre garanties / coûts, tout en assurant la continuité pour les salariés, les RH et la paie.

L’accompagnement que nous vous proposons, détaillé dans cet article, vise précisément à sécuriser ce mouvement, à en faire un vecteur d’optimisation et à offrir à la direction, au DRH et au DAF un cadre de décision lisible, fondé sur un audit complet et un suivi personnalisé.

En amont de toute démarche de renégociation ou de mise en concurrence, il est utile de poser clairement le cadre et le calendrier du changement. Les règles ne sont pas les mêmes selon qu’il s’agit de la santé ou de la prévoyance.

Santé : après la première année de souscription, le contrat santé collectif peut être renégocié ou résilié à tout moment, sans frais ni pénalité.

Prévoyance : la résiliation d’un contrat de prévoyance collective intervient à l’échéance annuelle, généralement fixée au 31 décembre.

Nous vous apportons un cadre sécurisé, avec une approche résolument opérationnelle :

• Un interlocuteur référent dédié, votre point d’entrée tout au long du projet
• La vérification des clauses, des délais et des obligations d’information 
• La clarification des risques (juridiques, opérationnels, sociaux) et des points de vigilance
• La construction d’un calendrier réaliste et pilotable, avec des jalons clairs et des responsabilités définies
• Un suivi dans la durée, de l’audit jusqu’à la mise en œuvre, puis tout au long de la vie du contrat (pilotage, ajustements, appui RH/paie)

Un changement d’assureur se pilote comme un projet stratégique : calendrier, jalons de décision, gouvernance. Nous structurons et pilotons l'ensemble de la démarche, vous intervenez essentiellement pour les arbitrages et les décisions clés 

Phase 1 - Audit, diagnostic & cadrage (3 à 4 semaines)

Pour éclairer la décision et éviter toute démarche précipitée, cette première phase constitue le socle du projet : elle pose un constat objectif, aligne les enjeux DRH et DAF, et permet de cadrer un cahier des charges réaliste.

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Ce que cette phase apporte à la DRH

• Lisibilité du contrat pour les salariés
• Adéquation des garanties avec la politique sociale
• Identification des irritants opérationnels : affiliations, portabilité, délais de gestion, arrêts, etc.

Ce qu’elle apporte à la DAF

• Lecture chiffrée : coût, dérive, répartition employeur/salarié
• Cohérence de la couverture des risques
• Visibilité budgétaire à 2–3 ans

Missions OICG sur cette phase

• Collecte et analyse des contrats : conformité, niveau de couverture, pratiques de gestion et statistiques (dont sinistralité)
• Animation d’échanges DRH/DAF pour faire émerger points forts, attentes, irritants et objectifs
• Formalisation d’un diagnostic écrit exploitable, servant de base au cahier des charges

Votre intervention

• 2 réunions de cadrage
• Validation du diagnostic

Livrable / résultat

• Un diagnostic partagé et chiffré permettant de décider en connaissance de cause : lancer (ou non) une consultation, à quel moment, et sur quelles priorités (garanties, gestion, budget).

Phase 2 - Consultation & négociation (4 à 6 semaines)

• rédaction du cahier des charges,
• sélection et à la mise en concurrence des assureurs adaptés au profil de l'entreprise,
• analyse comparative des garanties, tarifs et services (qualité de gestion, outils digitaux, prévention, etc.),
• négociation des conditions (tarifs, clauses de révision, accompagnement) et
• préparation des points critiques (notamment en prévoyance : continuité et dossiers en cours).

• les comités de validation et d’orientation,

Phase 3 - Mise en œuvre & bascule (4 à 8 semaines)

• Un rétroplanning clair jusqu’à T0 : permet d'anticiper les délais incompressibles, de sécuriser les jalons de décision, d'éviter les urgences de dernière minute et de préciser qui fait quoi (assureur, gestionnaire, RH, paie, courtier) et à quelle date.
• Une coordination opérationnelle : nous faisons le lien entre l’assureur, le gestionnaire, les RH et la paie pour le paramétrage, l’intégration paie/SIRH et les affiliations, afin de garantir une mise en œuvre propre.
• Une communication qui évite les incompréhensions : un changement mal expliqué peut être vécu comme une dégradation, même si le contrat est meilleur. Pour prévenir ce risque, nous vous accompagnons dans la mise en œuvre du plan de communication, en réalisant, selon vos besoins, des notes d’information, des webinaires et/ou des réunions.
• Le traitement des cas sensibles et le suivi post-bascule : gestion des situations particulières, accompagnement après mise en place et ajustements

Charge côté entreprise : validation des supports + participation aux jalons clés.

Au final, vous disposez d’une démarche sécurisée, pilotée et documentée, qui garantit une transition maîtrisée — sur le plan social, opérationnel et budgétaire — tout en limitant la charge mobilisée en interne. Un interlocuteur référent OICG coordonne l’ensemble des parties prenantes et fluidifie les échanges, afin que la direction conserve la main sur les choix structurants, avec un cadre de décision clair et des jalons adaptés.

Lors d’un changement d’assureur, les situations sensibles constituent le principal facteur de risque et, souvent, le point de blocage dans la décision. Sans cadrage précis, elles peuvent générer des ruptures de continuité (droits, prestations en cours), des incompréhensions côté salariés, et une charge technique importante pour les équipes RH et paie. Anticiper ces dossiers dès l’appel d’offres permet de sécuriser la transition, d’éviter les contentieux, et de préserver la qualité de service.

• Cadrer et formaliser les conditions de continuité (reprise des droits, prestations en cours)
• Négocier et faire inscrire “noir sur blanc” ces engagements dans les conditions contractuelles
• Assurer le rôle de point central entre l’entreprise et l’assureur pour le suivi opérationnel
• Sécuriser les échanges, afin d’éviter que les RH et la paie gèrent seuls des sujets techniques complexes

Après la bascule du contrat, l'enjeux est d’en garantir la performance dans la durée :

• qualité de gestion, maîtrise des coûts,
• adéquation des garanties et
• traitement fluide des situations sensibles.

C’est pourquoi notre accompagnement se prolonge au-delà de la signature, avec un 

• un suivi régulier des coûts et de la sinistralité,
• identification d’ajustements (garanties, services, prévention),
• appui continu aux équipes RH/paie en cas de questions ou de cas complexes.

Notre accompagnement vise à vous apporter une méthode claire, professionnelle avec des données objectivées et un pilotage opérationnel, afin de faciliter la prise de décision et de limiter la charge pour les équipes internes, tout en recherchant un meilleur équilibre entre garanties et coûts.

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