Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises du secteur privé ont l’obligation de proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés. Cette généralisation de la mutuelle d’entreprise s’est accompagnée de plusieurs cas de dispense d’affiliation, permettant à certains salariés de ne pas adhérer au régime mis en place par leur employeur.
Dans quelles situations un salarié peut-il refuser la mutuelle obligatoire de son entreprise ?
Les ayants droit (conjoint, partenaire de PACS, enfants) sont-ils également concernés par une obligation d’adhésion lorsque le régime prévoit leur couverture ?
Comment formaliser une demande de dispense ? Existe-t-il des modèles de lettre de dispense d’affiliation à la mutuelle d’entreprise conformes à la réglementation ?
Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de collecte et de conservation des justificatifs ?
Enfin, quelles peuvent être les conséquences d’une dispense d’adhésion, tant pour le salarié que pour l’entreprise, notamment en cas de contrôle de l’URSSAF ?
Dans ce guide, découvrez l’ensemble des règles applicables aux dispenses de mutuelle obligatoire, les démarches à respecter et les bonnes pratiques pour sécuriser votre dispositif de protection sociale collective.
La dispense mutuelle est un sujet qui ne cesse de faire débat au sein des entreprises. Elle est même parfois source de conflit entre les salariés et leur employeur alors que les règles régissant les dispenses sont clairement établies (à l’exception de quelques interprétations à surveiller).
Pour l’entreprise, l’application de cette disposition est non négociable. Elle permet d’éviter de s’exposer à un risque URSSAF et à ses conséquences : la perte du bénéfice des déductions fiscales et sociales associé aux cotisations mutuelle.
Pour le salarié, la dispense mutuelle obligatoire a été instaurée à son seul bénéfice pour lui permettre de ne pas supporter une double cotisation (dans le cas d’une adhésion mutuelle déjà en place en tant qu’ayant droit par exemple). Elle lui permet aussi de s’éviter les complications d’un changement de mutuelle dans le cadre d’un contrat de travail de courte durée.
Il existe deux types de dispenses :
La première dispense que nous détaillons ici est celle de la dispense dite « loi Evin » et plus particulièrement son article 11. Elle précise que tout salarié présent lors de première mise en place d’un régime mutuelle et par décision unilatérale uniquement, ne peut être contraint à cotiser contre son gré.
Il est alors nécessaire pour le salarié de vérifier le formalisme de mise en place (si le dispositif a été mis en place au travers d’un accord d’entreprise, il ne pourra pas se prévaloir de cette dispense). De même, dès lors que la cotisation est à la charge exclusive de l’employeur, cette dispense ne pourra pas s’appliquer.
La seconde dispense concerne les salariés qui disposent d’un contrat de travail de courte durée, CDD ou contrat de mission de moins de 3 mois. Pour pouvoir en justifier, cependant, le salarié devra justifier d’une adhésion à un régime mutuelle individuelle qui respecte les conditions du contrat responsable.
Les bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire peuvent eux aussi se dispenser d’adhérer à la mutuelle de l’entreprise. La dispense cesse en même temps que la perte de ce bénéfice.
Quatrième dispense, la capacité de ne pas adhérer au moment de l’embauche pour les bénéficiaires d’une mutuelle individuelle. Cette dispense se veut éphémère. Son effet prendra fin à l’échéance du contrat individuel. Dès lors, le salarié concerné devra rejoindre le régime obligatoire de l’entreprise. Sachez qu’un salarié peut faire, dès son embauche, une demande de résiliation mutuelle pour mutuelle obligatoire d’entreprise auprès de son assureur.
L’assureur concerné pourra le libérer de son engagement et ainsi lui permettre de rejoindre le régime obligatoire de son entreprise. Ne l’oublions pas, la participation de l’employeur dans le cadre du financement partiel ou total d’une mutuelle est un réel avantage social.
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Vous pouvez refuser d’adhérer à la mutuelle si votre cotisation représente 10% ou plus de votre salaire.
Enfin, les salariés qui disposent d’une couverture en tant qu’ayant droit, ce qui signifie couvert par le contrat de leur conjoint, sont concernés par la capacité de dispense. Le contrat en question devra cependant revêtir un caractère collectif et obligatoire. Il faudra que le salarié demande à l’employeur de son conjoint la production d’une attestation mutuelle obligatoire famille tous les ans.
Pour les dispenses d’affiliation facultatives à la main de l’employeur, nous retrouvons le cas des CDD de plus de 3 mois ou d’un an ou plus. Attention cependant, nous l’avons précisé précédemment, cette faculté doit être inscrite dans l’acte fondateur instituant le régime « mutuelle ». En d’autres termes, ces capacités doivent être inscrite sur la décision unilatérale ou l’accord d’entreprise.
Tout d’abord, la dispense ne peut se faire qu’à des moments précis :
Cette demande doit toujours être formulée par écrit à son employeur et être accompagnée des justificatifs. Elle doit être renouvelée chaque année pour les cas qui le permettent.
Prenons en exemple le bénéficiaire d’un contrat individuel au moment de son embauche, celui-ci devra rédiger sa demande de dispense qu’il adressera à son employeur avec comme justificatif la copie de son contrat individuel indiquant la date de la fin d’engagement.
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Le renoncement n’est pas neutre. Même si cette capacité participe à éviter les doublons de couverture, la dispense a pour conséquence :
L’employeur peut en effet décider de rendre obligatoire l’adhésion des ayants droit en finançant la cotisation de ceux-ci. Cette disposition est à souligner comme étant vertueuse. Par le fait de rendre obligatoire son adhésion, l’employeur participe à la protection sociale de toute la famille et non pas uniquement de son salarié. La contrainte ici, c’est l’obligation de faire adhérer ses ayants droit.
Heureusement, comme pour le salarié, la dispense pour les ayants droits déjà couverts par une complémentaire obligatoire s’applique.
Employeur, vérifier ou faites vérifier votre acte fondateur pour être certain d’appliquer les dernières dispositions en matière de dispense. N’hésitez pas à mettre une organisation qui vous permettra le rappel des demandes de dispenses chaque année quand c’est nécessaire ainsi qu’à l’issu de chaque contrat individuel.
Salarié, prenez connaissance de l’acte fondateur de votre entreprise pour vérifier les dispositions associées au contrat frais de santé. Prenez en considération tous les aspects du bénéfice de la mutuelle d’entreprise. Au-delà de son financement partiel ou total par votre employeur, c’est le bénéfice de la portabilité en cas de licenciement qui sera apprécié. Au moment du départ à la retraite, vous pourriez également bénéficier du maintien de vos garanties dans les mêmes conditions mais pour une période limitée.
Vous pouvez retrouver ces éléments sur le site officiel de la sécurité sociale: https://boss.gouv.fr/portail/accueil/protection-sociale-complementair.html#dispenses_1